Não deixe os erros de TI acabarem com seu negócio

Não deixe os erros de TI acabarem com seu negócio


Umas das principais estratégias disponíveis hoje no mercado, para que as empresas consigam se desenvolver de maneira sustentável, é investir na área de TI (Tecnologia da Informação). Quando os recursos são bem empregados, permitem a criação de sistemas personalizados capazes de melhorar processos internos, bem como organizar informações – antes desconsideradas –, para que ajudem a empresa a tomar decisões importantes visando, acima de tudo, inovação e, é claro, um melhor desempenho.
Mas os resultados com TI dependem de se fazer a coisa certa com essa ferramenta, caso contrário podem surgir problemas bem sérios, com força suficiente para paralisar um negócio promissor. A seguir, confira uma lista de erros comuns, mas que podem ser evitados de maneira simples:

1- Ver a tecnologia como um custo a mais para a empresa.
Risco: desperdício de recursos, paralisações e até perda de vantagem competitiva por falta de planejamento.
Solução: integrar os objetivos a serem alcançados com TI ao planejamento estratégico do negócio. Porque mais do que servir como infraestrutura para funcionários, a tecnologia deve ser explorada para promover avanços capazes de gerar vantagens competitivas.

2- Fazer back-up só quando alguém se lembra disso.
Risco: perda de dados, com interrupções, retrabalho e prejuízo.
Solução: estabelecer rotina de back-up e de restauração de dados. Definir informações que precisam ser incluídas, como arquivos, e-mails, banco de dados, além da frequência para realização das cópias e do dispositivo usado para armazenamento. Também vale estabelecer por quanto tempo as informações serão armazenadas.

3- Confiar apenas no bom-senso da equipe para o uso da internet.
Risco: infecção por vírus, invasão por hackers, lentidão na transmissão de dados, vazamento de informações estratégicas.
Solução: desenvolver política de uso da internet e destacar entre os colaboradores a responsabilidade para a segurança. Pode-se definir os usuários com autorização para utilizar a rede e que tipo de acesso cada um pode ter. Procure barrar a visualização de material pornográfico e acesso a sites de games. Mas tome cuidado, porque imposições tirânicas podem desmotivar os colaboradores.

4- Usar antivírus inadequado.
Risco: deixar dados e sistemas vulneráveis a ataques.
Solução: observar riscos de versões gratuitas ou domésticas. As versões corporativas podem até sair mais caras, mas recebem atualizações constantes, tanto do aplicativo quanto das vacinas. Além disso, facilitam o gerenciamento da segurança da informação, já que permitem a visualização e a administração das estações de trabalho que estão com antivírus instalado. Isso possibilita ação rápida e remota em caso de infecção, especialmente em operações mais complexas.

5- Negligenciar a interface de e-commerce.
Risco: perder oportunidades de negócio e manchar a reputação da empresa na internet.
Solução: investir em soluções completas, eficientes e seguras de comércio eletrônico. Sites que demoram a carregar e operações interrompidas são as maiores reclamações feitas pelos consumidores que compram pela internet. Quem vende pela rede precisa garantir o sigilo das informações fornecidas pelos usuários e a integridade das transações, bem como oferecer variedade de meios de pagamento.

6- Acreditar que seu negócio não exige site nem e-mail próprio.
Risco: ver a imagem da empresa ser associada à informalidade ou até mesmo ao amadorismo.
Solução: registrar um domínio de internet para a empresa, a partir de R$ 30 por ano, e contratar um serviço de hospedagem de site e e-mail. Diversas empresas fornecem o pacote por pouco mais de R$ 20 por mês, com dezenas de endereços de e-mail.

7- Achar que "usabilidade" é só um neologismo bobo.
Risco: afugentar usuários do site, perder oportunidades de negócios, ser mal listado em programas de busca.
Solução: garantir conteúdo relevante, ambiente amigável e com as funcionalidades que o negócio exige. Também é importante utilizar estratégias de SEO (Search Engine Optimization), para que o site fique bem posicionado em buscadores. Sem contar que as páginas precisam ser leves e carregadas rapidamente. O mais indicado é que a navegação seja do tipo intuitiva. Por último, procure garantir compatibilidade com os principais browsers e versões mobile.

8- Pensar que só as empresas grandes precisam de CRM.
Risco: perder força de vendas e oportunidades por falta de análise dos contatos com o cliente.
Solução: adotar um software completo de CRM (Customer Relationship Management), que comtempla outros módulos além do SAC e permite análises sobre a força de vendas, também identifica os produtos e usuários que trazem mais retorno e ajuda a embasar os serviços de pré e pós-venda. A ferramenta auxilia a empresa a entender melhor seus clientes, com informações atualizadas sobre o que buscam e as melhores condições de entrega e pagamento.

9- Fazer pouco ou mau uso das redes sociais.
Risco: perder oportunidades de divulgação e de negócio, ou mesmo ganhar reputação ruim.
Solução: entender o potencial das mídias sociais e embarcar nas que são condizentes com o negócio. Vale divulgar campanhas promocionais, serviços, novidades, entre outras coisas. As mídias sociais também servem para manter contato direto com os clientes, tirando dúvidas, resolvendo problemas. Não esqueça que é fundamental manter o conteúdo relevante e atualizado. Os usuários desejam respostas, interações e novidades.

10- Não investir em treinamento para uso de software.
Risco: lentidão nas tarefas, retrabalho e compra desnecessária de novos aplicativos, com funções semelhantes às de licenças já adquiridas.
Solução: familiarizar e treinar os colaboradores para utilizarem as ferramentas adotadas é um investimento com ganhos ao longo do tempo. Estimativas de consultorias de TI mostram que os funcionários utilizam apenas 10% a 20% das funcionalidades de cada programa.

11- Usar na empresa um sistema operacional doméstico.
Risco: limitar-se às funcionalidades de uma versão não pensada para o uso corporativo, sem opções como compartilhamento de impressoras e centralização das rotinas de back-up.
Solução: adotar um sistema desenvolvido para empresas, levando em conta os aplicativos que serão utilizados e se são compatíveis com o programa. O escopo de funcionalidades nas versões corporativas é muito maior, seja uma solução proprietária, como Windows e MacOS, ou de código livre, como o Linux. Sistemas para empresas são desenhados para trabalhar em rede e garantir o gerenciamento centralizado de toda a comunicação.

12- Cogitar uso de software pirata.
Risco: infecção por vírus, falhas no sistema, prejuízo com perda de dados e processos judiciais.
Solução: adquirir licenças dos programas indispensáveis ao negócio e que não tenham versões gratuitas.

13- Não investir em gestão de conhecimento.
Risco: deixar de criar um repertório de melhores práticas e perder informações quando um funcionário deixa a empresa.
Solução: desenvolver internamente ou adquirir sistemas que permitam que arquivos e informações fiquem retidos em um banco de dados e sejam acessíveis aos profissionais da empresa. É uma forma de disseminar o conhecimento dentro da companhia, acelerar processos e garantir qualidade com custos menores.

14- Menosprezar ferramentas de compartilhamento.
Risco: baixo índice de colaboração entre as equipes pela simples ausência de ferramentas que facilitam a troca de informações.
Solução: adotar programas que possibilitem a integração e intercâmbio de informações entre colaboradores que estão distantes fisicamente. A mensagem instantânea permite comunicação em tempo real e pode ser integrada a outras ferramentas, criando um ambiente seguro para o compartilhamento de arquivos.

15- Deixar de atualizar licenças.
Risco: perder eficiência, ficar sem assistência técnica em momentos críticos ou ter o programa bloqueado pelo fabricante.
Solução: renovar sistematicamente as licenças. Isso pode parecer custoso, mas, ao longo do tempo, se a renovação não acontecer as funcionalidades dos programas ficam datadas e o desempenho tende a cair.

16- Contar com suporte técnico amador.
Risco: demora na solução de problemas e paralisações em momentos críticos.
Solução: um prestador de serviço pode ser a solução se a empresa não consegue manter uma equipe de profissionais. Mas é fundamental que esse prestador apresente competência técnica para atender todas as necessidades da empresa, sugerir melhorias, e não apenas as que surgem nos momentos críticos.

17- Trabalhar sem manutenção preventiva.
Risco: desgaste acelerado das máquinas, pane, interrupção dos trabalhos.
Solução: um plano de manutenção preventiva deve estabelecer a revisão periódica dos equipamentos da empresa e os itens a serem verificados em cada serviço de rede.

18- Usar computadores convencionais como servidores.
Risco: comprometer operações vitais ao utilizar máquinas com menor capacidade de processamento e não preparadas para uso intenso e contínuo.
Solução: utilizar equipamento com configuração específica de servidor, com placas mais robustas, que garantem a segurança caso algum componente falhe. Com isso, preservam-se funções essenciais do dia a dia, como acesso a dados e à internet, compartilhamento de informações com clientes e colaboradores, o controle da emissão de notas fiscais, entre outros aspectos.

Fonte: http://www.sm.com.br/publique/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=15447&sid=17